- الرئيسية
- تصميم المشاريع, التخطيط, ادارة مشاريع
- تعرّف على الأخوة الثلاثة (المشروع والبرنامج والمحفظة)
تعرّف على الأخوة الثلاثة (المشروع والبرنامج والمحفظة)
في علم إدارة المشاريع عادة ما تختلط بعض المفاهيم في أذهاننا، قد تبدو لنا بعض المفاهيم كأنها تحمل نفس المعنى، مما يسبب لبسًا وإرباكًا بين الأفراد والمنظمات حول تمييز مفهوم كل مصطلح عن الآخر.
سنعرض في هذا المقالة الاختلاف بين المحافظ والبرامج والمشاريع من حيث التعريف، ودور المدير المسؤول، وخصائص كل منهم. وكيف أن كلً من هذه المفاهيم يحمل معنىً متمايزًا ويؤدي أهمية فريدة.
وكما يجري القول، “هناك دائماً متسعاً للتحسين”، حيث أنه لا توجد أي منظومة أو مؤسسة تبلغ حد الكمال، فإن مجرد السعي يعتبر نجاحًا. وقياسًا على ذلك، فإن جميع هذه المفاهيم تستلزم وظائف ومسؤوليات مختلفة تصب جميعها في قناة واحدة، وهي تحقيق الأهداف الإستراتيجية للمشروع، وفهم سياق عمل المشاريع بشكلٍ عام.
المحفظة Portfolio
التعريف: هي مجموعة من المشاريع أو البرامج أو العمليات التي تحقق هدف إستراتيجي معين من أهداف المنظمة، يجدر الانتباه هنا بأن المحفظة لا يشترط أن تكون المشاريع بها متعلقة أو مرتبطة بعضها البعض ما دامت هذه العمليات ستحقق هدف إستراتيجي معين. يُعد مدير المحفظة قائدًا على درجة عالية من الخبرة، ويخضع للمساءلة عن مجمل استثمارات المنظمة في التغييرات المطلوبة لتحقيق الأهداف والغايات.
دور مدير المحفظة: يتمثل دوره في إدارة برامج المنظمة وتقييم جودة تنفيذها وإمكانية تحسينها، والتحقق فيما إذا كانت جميع البرامج تشهد الفوائد المتوقعة لها، وتسعى لتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة أم لا. كما أنه يقوم بالتنسيق بين البرامج المختلفة من أجل ضمان بقاء الأمور على المسار الصحيح وأن المنظمة تلبي مبادراتها الإستراتيجية الشاملة. غالبًا ما يتم تكليفهم بسؤال “لماذا؟” (على سبيل المثال، لماذا يتم اقتراح مشروع معين، ولماذا يتم تنفيذ عمل معين، وما إلى ذلك).
خصائص المحفظة:
- إرساء رؤية طويلة الأجل للمنظمة بأكملها
- وضع سياسات، ومعايير، وأولويات، وخطط لإدارة البرامج والمشاريع
- فهم المسائل المشتركة بين المنظمات
- إدارة المخاطر الإستراتيجية عالية المستوى
- اتخاذ قرارات حاسمة، مثل قرارات إغلاق المشروع
- المعرفة الشاملة بالسياق (الداخلي والخارجي) للمنظمة
- إمكانية الإشراف على مجموعة متنوعة من البرامج، والمشاريع والأنشطة الأخرى
البرنامج Program
التعريف: مجموعة من المشاريع ذات العلاقة التي يتم تضمينها في برنامج واحد و ربما تتم إضافة بعض العمليات الأخرى للبرنامج، و لكن بخلاف المحفظة، تكون هناك فائدة من ربط هذه البرامج مع بعضها سواء لتحقيق هدف معين أو من أجل تقليل بعض المخاطر أو غيرها. يهتم مديرو البرامج بالتأكد من اختيار المشاريع المناسبة و تحديد أولوياتها من أجل تحقيق أقصى فائدة ممكنة. تعمل البرامج الناجحة على تحسينات تحمل تأثيرًا طويل المدى على المنظمة، وعلى عكس المشاريع التي لها تاريخ انتهاء محدد، فغالبًا ما تشكل البرامج مبادرات مستمرة.
دور مدير البرنامج: يقوم مدير البرنامج بتنسيق عملية تنفيذ مجموعة من المشاريع والأنشطة التي تخدم هدفًا معينًا ويوجهها ويراقبها إلى أن يتم تسليم المخرجات المتعلقة بإستراتيحية المنظمة. كما أنه يُعنى بمواءمة الإستراتيجية: أي فهم ما يقوم به مديرو المشاريع الفردية وتعزيز التواصل الفعال فيما بينهم لتتبع مسار المشاريع ومن أجل تقديم الدعم عندما تستدعي الضرورة.
خصائص البرنامج:
- إرساء وتوضيح إستراتيجية ورؤية المنظمة ضمن حدود البرنامج
- يكوّن حزمة مشاريع لها بؤرة تركيز أو موضوع مشترك (مثل حزمة من المشاريع التي تعمل على محو الأمية في مجتمعٍ ما)
- إشراك أصحاب المصلحة في كافة مراحل المشروع (داخلية وخارجية)
- توجيه ومراقبة تنفيذ أنشطة المشروع
- إدارة المخاطر الإستراتيجية والتشغيلية
- فهم وحل المسائل داخل المشروع
- ضمان تسليم الفائدة والآثار القابلة للقياس بالجودة المطلوبة
المشروع Project
التعريف: يستند المشروع بشكل عام على ركيزتين رئيسيتين، هما الجهد المؤقت أي الذي له بداية ونهاية مُحددتين، وأن ينتج عن هذا الجهد نتيجة ما، هذه النتيجة قد تكون في صورة مُنتج أو خدمة أو نتيجة فريدة، وفي حالة وُجدت هاتين الركيزتين في فكرةٍ جاز إطلاق مُصطلح مشروع عليها. يمر المشروع بعدة مراحل منظمة تضمن تحقيق غاياته وهي: مرحلة التحديد والتعريف، مرحلة الإعداد، مرحلة التخطيط، مرحلة التنفيذ، وأخيرًا مرحلة إغلاق المشروع.
دور مدير المشروع: يتعين على مدير المشروع إدارة مهام متعددة من ضمن أعمال المشروع، ليتمكن من تسليم مخرج واحد أو أكثر من مخرجات المشروع بكفاءة وموثوقية، ضمن الوقت المحدد والميزانية المتفق عليها. كما أنه مسؤول عن الإدارة اليومية التي تمكن المشروع من أن يؤتي ثماره.
خصائص المشروع:
- التركيز على المخرجات الملائمة للغرض والتي تلبي المتطلبات وتمكّن من تحقيق الفوائد
- التركيز على مخاطر المشروع
- إدارة المسائل المتعلقة بالتسليمات
- التخطيط لتنفيذ التسليمات والأنشطة بنجاح
ولكي تتمكّن من استيعاب الفرق العملي بين البرامج والمشاريع، لاحظ وتمّعن الجدول التالي الذي يعرض الاختلافات بين هذين المفهومين:
وجه المقارنة
المحافظ
البرامج
المشاريع
النطاق الجغرافي
تمتلك نطاقًا جغرافيًا يختلف باختلاف الأهداف الاستراتيجية، قد يكون عالميًا أو محليًا
توجد برامج محلية، وإقليمية، وبرامج عالمية
غالبـًا ما تعمل المشروعات جنبا إلى جنب في نفس المنطقة أو في أرجاء البلد الواحد.
القطاع
قد تعمل في قطاعات متعددة
تميل المشروعات إلى العمل في قطاع واحد غالبا بلا تداخل.
الإطار الزمني
لا تمتلك إطارًا زمنيًا معينًا، بل يعد ذلك من متطلبات البرامج أو المشاريع
إطار زمني طويل
إطار زمني أقصر
الأهداف
دعم صياغة الاستراتيجيات وتنفيذها
تعمل بالتنسيق بين المشاريع في منظومة واحدة (برنامج)، بالتالي تزداد احتماليتها في تحقيق أهداف ذات نطاقٍ أوسع
محدودة الأهداف والتأثير مقارنة بالبرامج
التمويل
يتولى مدير المحفظة مسؤولية التمويل
قد تحتاج إلى أكثر من جهة تمويل
قد توجد فرصة لتنسيق المشروعات متكاملة فيما بينها في سياق برنامج واحد مما يحقق وفورات اقتصادية متعددة
غالبًا ما يتم الاعتماد على جهة مانحة وحيدة
الإدارة والكفاءة
يتمتع مديرو المحافظ بالكفاءات التحليلية وكفاءات اتخاذ القرارات
يركز المديرون على التحدي المتمثل في إدارة الموارد المشتركة، والتنسيق بين المشروعات التي تعمل تحت مظلة البرنامج والعمل على تحقيق أفضل استفادة منها لزيادة أثر البرنامج.(كفاءة قيادية)
غالبًا ما يتم الاعتماد على جهة مانحة وحيدة
التمويل
يتولى مدير المحفظة مسؤولية التمويل
قد تحتاج إلى أكثر من جهة تمويل
قد توجد فرصة لتنسيق المشروعات متكاملة فيما بينها في سياق برنامج واحد مما يحقق وفورات اقتصادية متعددة
يركز المشاركون في المشروعات الفردية على تنفيذ الأنشطة التي تسهم بشكل أساسي في تحقيق النواتج والمخرجات ضمن النطاق الزمني المحدد والموارد المتاحة.(كفاءة إدارية)
الجمهور المستفيد
يتمحور تركيز المحافظ على أداء البرامج والمشاريع التي قد تحتويها بشكل أساسي. كما أنها تُعنى بالتركيز على اختيار كل الجهود والبدء فيها وإدارة عرضها بطريقة عامة تحقق الأغراض الإستراتيجية للمنظمة
يسمح النهج القائم على التنسيق بين المشاريع في البرنامج على بالربط بين هذه المشاريع عن طريق المؤشرات والموارد والعمليات المشتركة، التي تساعد المجتمعات المحلية على إجراء التقييم المستمر عن حالات التدخلات
تغطي المنفعة جميع الجمهور المستهدف ويتم استقبال ملاحظاتهم وأرائهم حول النواتج أو الخدمة المقدمة، ولكن قد لا يتم التنسيق وتحقيق المشاركة بين فِرق الجمهور المستهدف في مشاريع مشابهة إذا لم يحتويها برنامج معين
معيار النجاح
يقاس النجاح من حيث الأداء الجماعي لمكوناته، وعلى الفوائد التي يلحقها بأصحاب المصلحة والمستثمرين.
يُقاس النجاح بمدى تلبية البرنامج للاحتياجات والفوائد التي بدأ من أجلها
يُحدد النجاح بجودة المنتج أو الخدمة التي تم تسليمها في الوقت المخصص لها وضمن الميزانية، وبمدى رضا الفئة المستهدفة
برغم الاختلافات الواضحة بين إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع إلّا أنها تشترك في ما يلي:
- تتطلب جهدًا جماعيًا
- تتماشى جميعها مع الأهداف الاستراتيجية
- تهدف إلى إحداث تغييرٍ ما
الاستنتاج والخاتمة
نستنتج مما سبق أن المحفظة تحتوى برامج، والبرامج تحتوي مشاريع. يجب أن تكون كل مشاريعك محددة وتعرف متى تبدأ ومتى تنتهي وما هي النتيجة المحددة التي تريد أن تصل إليها، ويجب أن تعتبر كل هدف هو مشروع قد يكون مستقل بذاته Project ، أو أن مجموعة أهداف ( مشاريع ) لها علاقة ببعض فيجب أن تضعها في برنامجProgram ، وأن كل مجموعة برامج قد تحقق هدفك طويل المدى (الاستراتيجي) فضعه في محفظة واحدPortfolio أو إن كانت لا تحقق هدفك الاستراتيجي، فيمكنك اعتبارها مشروعًا منفردًا، فأحيانًا نضطر أن نحقق هدفًا ما ليمهد لنا الطريق إلى تحقيق هدف آخر.
تطلب إدارة البرامج والمحفظة والمشاريع المتكاملة بنية إدارة تنظيمية متسقة تتناول المجالات الثلاثة جميعها، ولا بد على كلٍ من مدير المحفظة، ومدير البرنامج، ومدير المشروع فهم مسؤولياتهم وأدوارهم في تحقيق النجاح نحو إتمام الهدف الاستراتيجي، فبدون هذا الفهم قد يكون هناك التباس أو سوء فهم مما يعرقل حدوث المبادرة قبل أن تبدأ حتى، ونحن بغنى عن ذلك.
والآن، ما هو دورك في إدارة المشاريع؟ وما هو انطباعك عن المفاهيم التي عرضناها، وكيف تستخدمها في مؤسستك؟
